Commutatio
Título: Marketplace interno de bens públicos com rastreamento patrimonial
Número: 100% de visibilidade sobre itens disponíveis entre 11 campi
Impacto: Substituiu WhatsApp informal por sistema auditável, eliminando desperdício de equipamentos e reagentes em desuso
Contexto: Ufal possui 11 campi com centenas de unidades acadêmicas e administrativas. Itens valiosos (microscópios, reagentes químicos, mobiliário) ficavam encostados em uns setores enquanto outros compravam novos por não saber da disponibilidade. Comunicação era via WhatsApp ou email informais sem registro oficial.
Conflito: 4 meses de prazo, equipe de 1 designer + 2 devs, necessidade de integração obrigatória com Sipac (sistema legado de patrimônio da universidade federal), e resistência cultural de servidores acostumados com “pedir favor por mensagem” ao invés de processo formal.
Objetivo: Criar marketplace interno que tornasse doações/trocas tão fáceis quanto WhatsApp, mas com transparência auditável e integração patrimonial automática para cumprir normas de gestão pública.
Trade-offs
O que sacrificou?
Sistema de reputação/avaliação de usuários e histórico público de transações por servidor. Decidimos não gamificar nem expor quem doa/recebe mais.
Por quê?
Universidade pública tem dinâmica política sensível. Ranking de “quem mais doa” poderia gerar pressão indevida ou constrangimento (“por que seu departamento não doa nada?”). Preferimos focar em transparência institucional (item foi transferido oficialmente) sem expor indivíduos.
Qual risco mitigou?
Risco de criar ferramenta que as pessoas evitariam usar por medo de exposição ou julgamento. WhatsApp é anônimo e informal; se tornássemos sistema muito “vigiado”, servidores continuariam usando WhatsApp paralelo.
Decisões
Decisão 1
Decisão: Chat 1-a-1 integrado na plataforma ao invés de redirecionar para email institucional ou telefone.
Evidência: Testamos wireframe inicial que mostrava apenas “Entre em contato: email@ufal.br“. Dos 6 gestores patrimoniais testados, 4 disseram “vou ter que copiar email, abrir Outlook, escrever assunto… prefiro mandar WhatsApp mesmo”. Taxa de abandono prevista: 70%.
Consequência: Aumentou complexidade técnica (precisamos implementar chat em tempo real com WebSocket). Mas manteve usuário dentro da plataforma: 90% das negociações agora acontecem via chat interno, criando registro auditável de toda conversa (essencial para compliance).
Decisão 2
Decisão: Upload de fotos obrigatório e campo de descrição livre ao invés de formulário estruturado com categorias pré-definidas.
Evidência: Tentamos criar categorias (“Equipamento de Laboratório > Microscopia > Óptico > Binocular”). Servidores não sabiam classificar itens raros (“reagente importado descontinuado” não se encaixava em nenhuma categoria). 50% desistiam no meio do cadastro.
Consequência: Sistema ficou menos “organizado” (busca por categorias precisa ser textual, não filtros fixos). Mas taxa de conclusão de cadastro subiu de 50% para 85%. Fotos ajudam destinatário a identificar utilidade mesmo sem categoria perfeita.
Resultados e Impacto
- 100% de transparência e eficiência: Todos os itens disponibilizados são documentados e gerenciados pelo sistema.
- Redução de desperdício: Itens em bom estado, como reagentes e equipamentos, podem ser reutilizados, evitando perda de recursos.
- Centralização das negociações: A troca e a doação de bens agora são realizadas em um ambiente único, com rastreamento claro de todas as ações.
- Respeito ao dinheiro público: O Commutatio promove uma gestão consciente dos bens materiais da Ufal.
O que faria diferente
- Piloto limitado antes de lançamento geral: Liberamos para os 11 campi de uma vez. Bugs de integração com Sipac apareceram em larga escala (150 tickets na primeira semana). Deveria ter feito piloto com 2-3 unidades pequenas, corrigido problemas, depois expandido gradualmente.
- Indicador de status de leitura no chat: Implementamos chat, mas não mostramos “visualizado” ou “digitando…”. Usuários não sabiam se mensagem foi entregue. Recebemos 30+ relatos de “mandei mensagem e ninguém respondeu” quando na verdade pessoa ainda não tinha visto. Pequeno detalhe de UX que faria diferença enorme.
- Tutorial interativo no primeiro acesso: Assumimos que “interface intuitiva” seria suficiente. Mas 40% dos servidores têm >50 anos e baixa familiaridade com e-commerce. Incluiria onboarding de 2 minutos mostrando: “1) Cadastre item, 2) Tire foto, 3) Aguarde mensagens, 4) Finalize transferência”. Reduziria chamados de suporte em 60%.
Impacto Final
Métricas consolidadas:
250+ itens cadastrados nos primeiros 6 meses (microscópios, reagentes, mobiliário, eletrônicos)- 95% de oficialização patrimonial (antes era 40% via WhatsApp informal)
- 60% de redução em compras duplicadas (setores encontram item antes de licitar novo)
- 100% de rastreabilidade (toda transferência registrada com chat, fotos, data, responsáveis)
Status atual: Sistema em produção, usado ativamente por gestores patrimoniais e coordenadores de unidade.
Aprendizado Principal
Este projeto me ensinou que sistemas para gestão pública precisam equilibrar transparência auditável com simplicidade de uso — senão servidores continuam usando métodos informais paralelos. O sucesso do Commutatio não foi só ter integração com Sipac (compliance), mas ter chat interno tão fácil quanto WhatsApp (usabilidade). Se tivéssemos focado só na parte técnica “correta” sem pensar na experiência humana, teríamos criado mais um sistema bonito que ninguém usa.
A colaboração com Diogo (NTI, conhecia entranhadamente as dores dos servidores) e Alef (dev experiente em React) foi essencial — eu sozinho teria feito interface bonita mas desconectada da realidade burocrática da universidade. Design efetivo em contexto institucional exige imersão nas regras não-escritas e resistências culturais, não só nas regras formais.
Telas
